7 lý do sự kiện vắng khách tham dự và cách khắc phục

Trước khi mỗi chương trình sự kiện sắp diễn ra các nhà tổ chức sự kiện và khách hàng luôn mong muốn sự kiện mình tổ chức sẽ đông đúc khách hàng tham dự để có thể truyền tải được thông điệp của chương trình và thương hiệu. Tuy nhiên không phải sự kiện nào diễn ra cũng được suôn sẻ và thành công, yếu tố khách mời tham dự ít người hay đông người cũng là một trong những yếu tố hàng đầu quyết định cho sự thành công của chương trình. Xoo Event mời bạn đọc cùng tham khảo qua ý kiến của các chuyên gia sự kiện lý do sự kiện vắng khách tham dự từ bài viết dưới đây:

Lý do sự kiện vắng khách tham dự 1: Nhà tổ chức không xác định được khách hàng mục tiêu chính là ai?

lý do sự kiện vắng khách
Khi lập kế hoạch sự kiện thì yếu tố khách mời tham dự là một trong những yếu tố quan trọng hàng đầu

Trong quá trình lập kế hoạch tổ chức sự kiện các nhà tổ chức thông thường hay bỏ sót yếu tố này, mà họ chỉ chăm chuốt làm sao thiết kế sân khấu, backdrop, hội trường, cổng chào…cho đẹp, cho bắt mắt hay mãi chỉ đeo bám ý tưởng độc đáo không đụng hàng…mà quên đi yếu tố tham dự sự kiện của mình là ai?khách hàng mục tiêu của thương hiệu cần đến là những đối tượng nào? độ tuổi, giới tính, nghề nghiệp, yếu tố địa lý, vùng miền…

Vậy vấn đề các nhà tổ chức thường hay mắc phải là gì?

Khi tổ chức sự kiện các nhà tổ chức không hiểu được chương trình diễn là để nhắm đến đối tượng nào là chính yếu, các giải pháp về khán giả chưa thật sự đặt nặng, chưa nghĩ nhiều về lợi ích cho khách hàng của mình… Bài học ở đây là trước khi tổ chức sự kiện, phải nắm chắc được đối tượng khách hàng mục tiêu là ai? Và họ đến tham dự sự kiện vì mong muốn gì?

Cách khắc phục khi lập kế hoạch Event, đầu tiên bạn cần quan tâm hàng đầu là khách hàng mục tiêu như thế nào?

Phác họa ra một bức tranh chân dung tổng thể về khách hàng sự kiện

Đây là phương pháp phổ biến trong marketing. Bằng cách này, bạn sẽ hình dung được chi tiết về khách hàng tham gia trong sự kiện với một số đặc điểm như:

  1. Độ tuổi: Đối tượng tham gia là người trung niên hay thế hệ Gen-Z,…
  2. Giới tính: Khách hàng mục tiêu của sự kiện là nam hay nữ
  3. Mức thu nhập hoặc mô tả công việc: Đặc điểm này ảnh hưởng đến mức độ sang trọng hay tinh tế của sự kiện
  4. Nghề nghiệp đặc thù của khách mời tham dự mà doanh nghiệp cần hướng tới
  5. Một vài đặc điểm quan trọng khác: như nơi sinh sống, sở thích,…

Tiến hành một số nghiên cứu

Để hiểu rõ hơn hành vi, đặc điểm của khách hàng mục tiêu, bạn có thể thực hiện một số nghiên cứu như:

  1. Khảo sát: qua website, fanpage, hệ thống các mạng xã hội, các phần mềm khảo sát hoặc bảng câu hỏi trực tiếp
  2. Phỏng vấn: thực hiện ở những nơi tập trung nhiều khách hàng mục tiêu của bạn, như trade show, sự kiện ra mắt sản phẩm,… hỏi một vài thông tin như: mong muốn gì ở sự kiện của bạn,..
  3. Một vài nhóm người cụ thể mà bạn cho rằng phù hợp với định hướng sự kiện.
  4. Tìm hiểu thông tin qua các dữ liệu đã có từ trước

Lý do sự kiện vắng khách tham dự 2: Không hiểu rõ lý do tại sao khách hàng tham dự sự kiện vì mục đích gì?

lý do sự kiện vắng khách
Làm thế nào để khách mời tham dự sự kiện đông đủ? và “sự kiện của bạn mang lại cho cho họ lợi ích gì?”

>>> Xem thêm: 12 Bí kíp tổ chức Event Chi phí siêu tiết kiệm nhưng hiệu quả vô cùng

Sau khi có được những thông tin cần thiết về insight của khách hang như Xoo Event chia sẻ trên, câu hỏi tiếp theo cần giải quyết là “sự kiện của bạn mang lại cho khách hàng lợi ích gì?” và “vì sao họ lại phải bỏ thời gian để tham gia sự kiện?”

Đây là vấn đề cốt lõi đầu tiên các event planner cần chú tâm bởi trong thời đại ngày nay, tất cả những gì khách hàng mong muốn là sự trải nghiệm chứ không còn là hàng hóa, dịch vụ.

Theo một khảo sát về lý do tham gia sự kiện, thực hiện trên 8992 người thì kết quả như sau:

  • 92% người tham gia để học hỏi
  • 78% quyết định tham gia do địa điểm phù hợp
  • 76% muốn tìm kiếm cơ hội giao lưu và kết nối

Đừng quên ghi nhớ các số liệu trên để tạo ra sự kiện “phù hợp” và đáp ứng thị hiếu của khách tham dự.

Lý do sự kiện vắng khách tham dự 3: Truyền thông về sự kiện trên hệ thống mạng xã hội kém hiệu quả

lý do sự kiện vắng khách
Truyền thông là một trong yếu tố quan trọng hàng đầu cho sự thành công của chương trình

Ngày nay hệ thống mạng xã hội rất đa dạng như các kênh: Youtube, facebook, instagram, vimeo, zalo, linkedin… chính là một trong những công cụ hữu hiệu nhất để truyền thông cho sự kiện của bạn. Đây cũng là cách nhanh chóng, hiệu quả để tiếp cận hai đối tượng khách này. Theo Sprout Social, khoảng 75% có khả năng sẽ mua vé nếu họ thấy sự kiện đăng trên mạng xã hội. Vì thế, đừng đánh giá thấp sức mạnh của kênh truyền thông này. Vì vậy truyền thông kém hiệu quả cũng là một trong những lý do tại sao sự kiện vắng khách tham dự.

Lý do sự kiện vắng khách tham dự 4: Thiếu sự chuẩn bị và thiếu Ý tưởng sáng tạo

lý do sự kiện vắng khách
Thiếu sự chuẩn bị chu đáo sẽ làm cho chương trình kém thành công và khó lường trước được những nguy cơ tiềm ẩn

>>> Tham khảo thêm: Ý tưởng Thông minh nào Quảng bá sự kiện thu hút Ngàn lượt người tham dự

Hầu hết trong tất cả các sự kiện diễn ra, ý tưởng sáng tạo của sự kiện chính là chìa khóa mang lại thành công. Bởi vì trong ngành sự kiện, ý tưởng cạnh tranh rất khốc liệt, nếu bạn không có ý tưởng thì bạn sớm bị đào thải và đây cũng là lý do tại sao sự kiện vắng khách tham dự sự kiện của bạn

Tất nhiên, đôi khi không phải độc đáo có nghĩa là một sự sáng tạo mới hoàn toàn, mà đó có thể là cách thể hiện mới của những ý tưởng cũ và cách bạn lập kế hoạch, thực hiện sự kiến như thế nào cũng là yếu tố quan trọng gây ấn tượng cho người tham gia.

World’s Biggest Coffee Morning – Một hoạt động gây quỹ thành công ủng hộ người bị bệnh ung thư, thực hiện bởi Macmillan Cancer Support, gây quỹ bằng cách cho phép mọi người tổ chức bữa sáng cà phê với gia đình, bạn bè, đồng nghiệp.

Trong lúc đó, hai lễ hội âm nhạc là Safe as Milk or Down to the Woods Festival phải hủy do số lượng vé bán ra quá ít, lý do đơn giản là dàn line-up lặp đi lặp lại đến nhàm chán đã không còn đủ sức thu hút khán giả đến xem chương trình.

Nếu bạn muốn tìm kiếm các ý tưởng độc đáo… hãy thử một vài cách sau:

  • Tìm chủ đề hay ho cho sự kiện

Tìm cảm hứng từ tất cả mọi thứ diễn ra xung quanh bạn, thả cho trí tưởng tượng bay bổng hơn. Và tìm thêm ý tưởng từ các website, diễn đàn, blog về sự kiện như Event Manager Blog.

  • Sử dụng công nghệ để mang lại nhiều trải nghiệm hơn cho người tham dự

Ngày nay, có cực kì nhiều công nghệ trong sự kiện để làm khán giá phải trầm trồ như các loại thực tế ảo (VR, AR, MR, XR), mapping, hologram,… Mời khách tham gia bỏ phiếu về một chủ đề nào đó và hiển thị kết quả trên màn hình lớn chẳng hạn

Lý do sự kiện vắng khách tham dự 5: Không nắm rõ định luật Murphy

tổ chức sự kiện chuyên nghiệp
The Fyre Festival là minh chứng sống động cho việc sự kiện có nhiều tài trợ nhưng vẫn thất bại, lý do đơn giản là lập kế hoạch không tốt. Nhưng điều đó cũng không có nghĩa là kế hoạch tốt thì sự kiện thành công

Các event planner nên tìm hiểu định luật Murphy: “Nếu có hai hay nhiều cách để làm một việc gì và một trong các tình huống có thể dẫn đến thảm họa thì sự việc thường xảy ra theo chiều-hướng đó” (If there are two or more ways to do something, and one of those ways can result in a catastrophe, then someone will do it).

Tức là: sẽ có nhiều khoảnh khắc ngoài ý muốn xảy ra trong suốt quá trình diễn ra sự kiện vì thế phải luôn đánh giá rủi ro, lường trước được các tình huống, có kế hoạch dự phòng hợp lý.

Lý do sự kiện vắng khách tham dự 6: Thời tiết

tổ chức sự kiện chuyên nghiệp
Thời tiết là một trong những yếu tố quan trọng trong mà bạn cần phải xem dự báo thời tiết thường xuyên để có phương án B cho sự kiện bạn

>>> Xem ngay: 10 Bước Khôn ngoan Xây dựng dự trù kinh phí Tổ chức sự kiện Siêu tiết kiệm

Thời tiết là một trong những yếu tố quan trọng trong các sự kiện đông người, đặc biệt là các sự kiện diễn ra ngoài trời. Khi thời tiết xấu luôn là ác mộng của đa số người làm sự kiện. Nếu có khả năng chuyển được sự kiện vào trong nhà, hãy thông báo cho tất cả người tham dự. Nếu phải hủy, cần đưa ra ngày lịch dời sự kiện chuẩn xác hoặc chính sách hoàn tiền cho khách tham gia.

Sử dụng nền tảng bán vé trực tuyến sẽ giúp bạn tiết kiệm được thời gian cũng như chi phí khi những trường hợp này xảy ra. Không có khách hoặc quá ít khách tham gia sự kiện: đây là kịch bản không ai muốn xảy ra, đặc biệt là với sự kiện kén khách. Vì thế cần theo dõi hết sức sát sao về thời tiết sắp diểna, để các nhà tổ chức có điều chỉnh hợp lý và kịp thời nhất.

Lý do sự kiện vắng khách tham dự 7: Phòng ngừa COVID-19

tổ chức sự kiện chuyên nghiệp
Người lập kế hoạch sự kiện cần có chiến lược rủi ro an toàn Covid

Như chúng ta đã biết Năm 2020 và 2021 COVID-19 đã gây ảnh hưởng lớn như thế nào đối với ngành Event. Các nhà tổ chức sự kiện, nhân viên và những người tham dự đã được tiêm phòng COVID-19 đầy đủ phải tuân theo Khuyến Cáo Tạm Thời Về Y Tế Công Cộng của CDC đối với người đã được tiêm chủng đầy đủ.

Những người chưa được tiêm chủng phòng ngừa COVID-19 đầy đủ, kể cả trẻ em dưới 12 tuổi, nên sử dụng các chiến lược phòng ngừa, chẳng hạn như đeo khẩu trang, giữ khoảng cách, vệ sinh tay và quy ước vệ sinh cơ quan hô hấp. Các nhà tổ chức sự kiện có thể quyết định thực hiện nhiều chiến lược phòng ngừa theo lớp tại một sự kiện hoặc tập hợp với sự tham gia của những người đã được tiêm chủng đầy đủ và những người chưa được tiêm chủng đầy đủ để bảo vệ tất cả nhân viên và người tham dự.

Một số chiến lược chính để ngăn chặn sự lây lan của COVID-19

  • Đẩy mạnh tiêm chủng COVID
  • Phối hợp với các sở y tế địa phương và tiểu bang để tổ chức các sự kiện tiêm chủng COVID-19.
  • Chẳng hạn như tránh tập trung đông đúc tại các sự kiện bằng cách thay đổi bố cục tổ chức hoặc bố trí các rào cản hoặc hướng dẫn hỗ trợ duy trì khoảng cách, khi thích hợp.
  • Tổ chức các sự kiện ngoài trời nếu có thể.
  • Nâng cấp hệ thống thông gió cho các sự kiện trong nhà.
  • Tiến hành vệ sinh định kỳ để duy trì cơ sở vật chất lành mạnh.

Chiến Lược Phòng Ngừa Chính dành cho Nhân Viên và những Người Tham Dự

  • Đảm bảo nhân viên và người tham dự đeo khẩu trang đúng cách và mọi lúc, mọi nơi.
  • Khuyến khích duy trì khoảng cách tiếp xúc.
  • Khuyến khích nhân viên và những người tham dự che tay khi ho và hắt hơi và rửa tay.
  • Khuyến khích nhân viên và những người tham dự ở nhà nếu họ bị bệnh hoặc có bất kỳ triệu chứng nào của COVID-19 và phải đi xét nghiệm COVID-19.
  • Thông báo cho nhân viên và người tham dự về những người chưa được tiêm phòng đầy đủ và đã tiếp xúc gần với trường hợp nhiễm COVID-19 đã được xác nhận để cách ly và đi xét nghiệm COVID-19.
  • Khi sắp xếp chỗ ngồi hoặc chuẩn bị các hoạt động cho một sự kiện hoặc cuộc họp, người tổ chức có thể chọn chia người tham dự thành các nhóm. Phương pháp này có thể hạn chế sự lây lan của vi-rút gây ra COVID-19 đối với các nhóm nhỏ, nhưng không nên sử dụng phương pháp này thay cho các biện pháp phòng ngừa khác trong mỗi nhóm, chẳng hạn như đeo khẩu trang.

Trên đây là một số lý do mà Công ty Tổ chức Sự kiện Đà Nẵng Xoo Event chia sẻ cùng độc giả tại sao sự kiện diễn ra tại sao lại vắng khách, thậm chí còn gọi là thất bại khi chương trình diễn ra mà khách mời đến quá ít hoặc không có khách. Xoo Hy vọng bài viết trên sẽ giúp bạn sẽ tránh được những lỗi đáng tiếc để tổ chức nên những chương trình sự kiện thật thành công, ý nghĩa và thu hút khách mời.

Mọi chi tiết xin vui lòng liên hệ với chúng tôi:

Công ty TNHH Công nghệ & Truyền thông Xoo

GPKD: 0401929864, ngày cấp: 10/10/2018, nơi cấp: Sở Kế hoạch và Đầu tư Tp. Đà Nẵng.
Địa chỉ: 08 Trần Lựu, Hòa Xuân, Cẩm Lệ, Đà Nẵng
Điện thoại: 0984 77 11 44 hoặc 0902 835 110 (Mr Ken)
Email: event@xoo.vn
Website:www.xooevent.comwww.eventdanang.comwww.tochucsukien.pro.vn - www.sukienhoian.com

Sự kiện Đà Nẵng

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai.

Hotline: 0983885864Facebook MessengerZalo: 0983885864